Yogyakarta, 8 Juli 2016. Sub Bagian Tata Usaha telah melaksanakan pendataan arsip ephemera di RS Jiwa Grhasia DIY oleh BPAD DIY. Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari hasil rapat koordinasi yang diselenggarakan BPAD DIY di Hotel Grage Yogyakarta pada tanggal 19 April 2016. Arsip ephemera merupakan salah satu jenis arsip bentuk khusus. Menurut Judith Ellis dalam buku Keeping Archives, arsip bentuk khusus yaitu arsip yang bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus.

Berbagai persiapan telah dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha untuk mendata seluruh arsip ephemera yang ada, mulai dari trophi, piagam, dan berbagai arsip penghargaan lainnya. Sampai pada tanggal 8 Juli 2016, telah diketahui terdapat 46 arsip ephemera di RS Jiwa Grhasia sejak tahun 1983 hingga tahun 2015. Lokasi simpan arsip berada di Ruang Ghosita 1 dan Ruang Direktur, dengan kondisi baik untuk seluruh arsip ephemera yang ada.