Tips cara efektif memimpin rapat

images

rapatRapat adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Kemampuan memimpin rapat secara efektif adalah suatu ketrampilan yang sangat berguna dan sering digunakan oleh seorang pemimpin. Rapat-rapat dapat dikategorikan sebagai berikut :
1. Rapat tim inti
2. Rapat koordinasi
3. Rapat informasi
4. Rapat konsultasi
5. Rapat kerja
Agar rapat berjalan efektif dan produktif ada beberapa tips, yaitu sebagai berikut :
1. Lakukan perencanaan
a. Mulai rapat dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti rapat
b. Apa tujuan diadakannya rapat tersebut
c. Kemudia tentukan topik dan informasi apa yang akan dibahas


2. Tentukan tujuan
a. Tentukan tujuan diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapat anda bisa langsung mengajak peserta untuk focus kepada masalah tersebut
b. Arahkan pada tujuan saat memimpin rapat agar pembicaraan tidak jauh menyimpang


3. Susun daftar
a. Susun daftar yang akan dibicarakan dan edarkan pada peserta rapat
b. Daftar pembicaraan ini dipakai sebagai penuntun dalam berdikusi dan membuka opini serta ide yang hendak diutarakan


4. Langsung mulai rapat
a. Mulai rapat sesegera mungkin setelah peserta hadir
b. Bila pembicaraan mulai menjauh dari topic rapat, sebagai pemimpin rapat harus bisa membawanya kembali ke topik semula


5. Catat isi rapat
a. Catat setiap opini dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat
b. Seandainya ada beberapa hal yang belum dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya


6. Buat rangkuman
a. Pastikan pemahaman setiap orang yang hadir sudah sama, hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat
b. Tutup rapat dengan membacakan kesimpulan rapat.

,
By Admin| 07 Maret 2014| Umum | Dilihat = 832 kali|