PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

images

PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

 

anda4Kegiatan pemeliharaan arsip inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip inaktif di RS Jiwa Grhasia DIY. Frekuensi arsip tekstual yang tinggi berbanding lurus dengan resiko kerusakan arsip, sehingga perlu dilakukan pemeliharaan yang tepat sesuai dengan jenis arsip. Kerusakan arsip yang paling sering terjadi dalam pengelolaan arsip disebabkan oleh serangga. Arsip tekstual atau kertas kerap rusak karena serangga seperti rayap dan sejenisnya. Akibatnya arsip yang dikelola tidak dapat digunakan kembali. Tidak hanya serangga, faktor perusak arsip lainnya seperti jamur juga kerap menjadi kendala. Apabila hal-hal tersebut terlanjur terjadi, penyelamatan arsip seperti restorasi arsip belum tentu mengembalikan keutuhan arsip, sehingga perlu dilakukan kegiatan preventif seperti pemeliharaan arsip.

Pada pemelihaan arsip inaktif, RSJiwa Grhasia DIY telah menerapkan beberapa metode untuk menanggulangi resiko-resiko kerusakan arsip. Depo arsip, tempat arsip inaktif dikelola telah menggunakan rak besi untuk menghindari sarang serangga. Selain itu, penggunaan pendingin ruangan menjaga suhu ruangan tetap stabil dan mengurangi resiko kerusakan arsip akibat serangga dan jamur. Suhu ruangan dapat dipantau melalui termometer ruangan yang ada. Tata letak rak arsip pun disesuaikan dengan luas ruangan, sehingga jarak antara dinding dan rak arsip tidak terlalu dekat. Kegiatan pemeliharaan rutin yang dilaksanakan adalah pemberian kamper untuk masing-masing boks arsip setiap dua bulan sekali. Pemberian sillica gell juga dilakukan secara rutin untuk menghindari tumbuhnya jamur pada arsip. Setelah berbagai kegiatan pemeliharaan tersebut, Sub Bagian Tata Usaha akan melakukan kerjasama dengan IPSRS untuk melakukan pest control di Depo Arsip.

Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha merupakan kegiatan preventif untuk menghindari dan mengurangi resiko kerusakan arsip. Hal tersebut demi menjaga keutuhan informasi di dalam arsip. Organisasi modern selalu bertumpu pada informasi, sehingga kegiatan pemeliharaan arsip inaktif selalu dilakukan demi menunjang kegiatanadministrasi organisasi tetap prima.

,
By Admin| 08 Juni 2016| Umum | Dilihat = 5104 kali|