PENYUSUTAN ARSIP INSTALASI JAMINAN KESEHATAN

images

arsip4Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip yang ada di Rumah Sakit Jiwa Grhasia Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan tersebut terdiri dari penyusutan arsip aktif dan penyusutan arsip inaktif. Pada hari jumat dan sabtu tanggal 22 hingga 23 April 2016, dilaksanakan kegiatan penyusutan arsip dari Instalasi Jaminan Kesehatan ke Depo Arsip. Arsip-arsip yang disusutkan tersebut terdiri dari berbagai jenis, seperti arsip klaim JKD, klaim JKM, klaim obat askes, dan sebagainya. Merujuk pada Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 84 Tahun 2012, arsip-arsip ini memiliki kode klasifikasi 449 tentang pelayanan kesehatan. Kegiatan penyusutan terlaksana dengan lancar karena arsip yang diserahkan oleh Instalasi Jaminan Kesehatan dalam keadaan teratur dan memiliki daftar arsip. Arsip yang diserahkan terdiri dari 160 berkas yang telah disimpan pada 180 boks arsip.

Pelaksanaan penyusutan arsip selama 2 hari dan dilakukan oleh dua unit kerja, yaitu Depo Arsip sebagai Unit Kearsipan dan Instalasi Jaminan Kesehatan sebagai Unit Pengolah. Pada Unit Pengolah, arsip tercipta dan masih digunakan dalam kegiatan administrasi pada unit kerja tersebut. Ketika frekuensi penggunaan menurun dan telah dinyatakan inaktif sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip yang digunakan, arsip disusutkan dan diserahkan ke Unit Kearsipan atau biasa disebut Depo Arsip. Depo Arsip sendiri dikelola oleh Sub Bagian Tata Usaha sehingga serah terima dilakukan antara Instalasi Jaminan Kesehatan dan Sub Bagian Tata Usaha. Setelah terlaksananya kegiatan penyusutan, arsip yang telah diterima, dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pengelolaan arsip inaktif.

Penyusutan arsip adalah kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit Jiwa Grhasia, sehingga berbagai arsip baik dari bidang, sub bagian, seksi, maupun instalasi selalu dilaksanakan untuk menunjang kegiatan utama organisasi, yaitu pelayanan kesehatan jiwa dan napza.

,
By Admin| 01 Juni 2016| Umum | Dilihat = 2258 kali|